Waarom kleine bedrijven hun ICT-beheer steeds vaker uitbesteden

Bij veel kleine bedrijven begint ICT heel eenvoudig. Er staan een paar laptops op kantoor, medewerkers gebruiken e-mail, bestanden worden opgeslagen in de cloud en iemand weet hoe de printer werkt. Zolang alles goed gaat, lijkt er weinig aan de hand.

Maar bedrijven veranderen. Er komen medewerkers bij, er wordt vaker thuisgewerkt en steeds meer processen zijn afhankelijk van digitale systemen. Ondertussen moeten computers worden bijgewerkt, accounts veilig blijven en gegevens goed worden beschermd. Wat eerst iets was dat je er makkelijk even bij deed, wordt langzaam een serieuze verantwoordelijkheid.

Daarom kiezen steeds meer kleine bedrijven ervoor om hun ICT-beheer uit te besteden.

ICT wordt steeds belangrijker voor de werkdag

Een computer die een paar uur niet werkt is tegenwoordig al snel een probleem. Medewerkers kunnen niet bij hun bestanden, e-mail werkt niet of een programma weigert dienst. Voor een bedrijf met vijf medewerkers kan één storing daardoor direct meerdere mensen bezighouden.

Daar komt bij dat ICT uit steeds meer onderdelen bestaat. Denk aan laptops en computers, Microsoft 365, cloudopslag, wifi, printers, telefonie, beveiliging en internetverbindingen.

Al deze onderdelen moeten uiteindelijk met elkaar samenwerken.

Voor ondernemers betekent dit dat ICT niet alleen een technisch onderwerp is. Het heeft direct invloed op de dagelijkse bedrijfsvoering. Een medewerker die niet kan werken kost tijd en daarmee uiteindelijk ook geld.

De handige collega is niet altijd de beste oplossing

Binnen kleine bedrijven ontstaat vaak vanzelf een soort informele ICT-afdeling. Meestal is dat één medewerker die toevallig wat meer verstand heeft van computers dan de rest.

Een printerprobleem? Vraag het even aan die collega.

Nieuw account nodig? Diegene weet waarschijnlijk wel hoe dat moet.

Dat werkt prima zolang de organisatie klein blijft en er weinig verandert. Maar er zitten ook risico's aan.

Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer deze medewerker op vakantie is? Of wanneer hij of zij het bedrijf verlaat? En wie controleert ondertussen of updates daadwerkelijk worden uitgevoerd, accounts goed beveiligd zijn en oude gebruikers geen toegang meer hebben?

ICT alleen in het hoofd van één medewerker bewaren is daarom kwetsbaar.

Beveiliging vraagt steeds meer aandacht

Cybersecurity is bovendien al lang niet meer alleen een onderwerp voor grote organisaties.

Ook kleine bedrijven verwerken klantgegevens, financiële informatie en zakelijke correspondentie. Daarnaast gebruiken medewerkers steeds meer online diensten waarvoor wachtwoorden en accounts nodig zijn.

Een goede beveiliging bestaat daarom uit meerdere lagen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • actuele computers en software;
  • goede endpointbeveiliging;
  • sterke wachtwoorden;
  • multifactorauthenticatie;
  • correcte gebruikersrechten;
  • tijdig verwijderen van accounts van vertrokken medewerkers;
  • monitoring van apparaten en systemen.

Het lastige is dat veel van deze zaken juist aandacht nodig hebben wanneer er géén probleem zichtbaar is.

Een computer kan prima werken terwijl belangrijke updates ontbreken. Een oud medewerkersaccount kan maanden actief blijven zonder dat iemand het merkt.

Goed ICT-beheer voor kleine bedrijven draait daarom niet alleen om storingen oplossen. Het gaat minstens zo veel om problemen voorkomen.

Een vast aanspreekpunt geeft overzicht

Een ander voordeel van ICT uitbesteden is dat er één partij verantwoordelijk wordt voor het overzicht.

Wanneer internet niet werkt, wil je als ondernemer bijvoorbeeld niet eerst hoeven uitzoeken of het probleem bij de provider, router, wifi of computer ligt. Hetzelfde geldt wanneer een medewerker niet bij zijn bestanden kan of problemen heeft met Microsoft 365.

Met een vaste ICT-partner hoeft een ondernemer die technische analyse niet zelf te maken. Het probleem kan simpelweg worden gemeld en vervolgens worden onderzocht.

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar juist voor kleine bedrijven kan dit veel tijd besparen.

ICT-beheer hoeft niet ingewikkeld te worden

Uitbesteden betekent overigens niet automatisch dat een bedrijf een grote IT-omgeving nodig heeft.

Voor een organisatie met drie medewerkers kan goed ICT-beheer juist heel eenvoudig zijn. Zorg dat de computers onderhouden worden, beveiliging op orde is, accounts netjes worden beheerd en iemand beschikbaar is wanneer er iets misgaat.

Groeit het bedrijf later naar tien of vijftien medewerkers? Dan kan het beheer meegroeien.

Dat is bijvoorbeeld ook de manier waarop Mach-IT werkt. Het ICT-bedrijf uit Rijen richt zich specifiek op kleinere organisaties en combineert computerbeheer, cloudbeheer, ondersteuning en beveiliging binnen één vaste dienstverlening.

Het uitgangspunt daarbij is juist dat een ondernemer niet zelf hoeft uit te zoeken welke technische partij verantwoordelijk is voor welk onderdeel.

Wanneer is uitbesteden interessant?

Er bestaat geen vast aantal medewerkers waarbij een bedrijf zijn ICT moet uitbesteden.

Een bedrijf met twee medewerkers kan sterk afhankelijk zijn van ICT, terwijl een organisatie met tien medewerkers relatief eenvoudig werkt.

Toch zijn er een aantal herkenbare signalen.

Wanneer medewerkers regelmatig zelf problemen proberen op te lossen, ICT-vragen steeds bij dezelfde collega terechtkomen of niemand precies weet wie verantwoordelijk is voor beveiliging en updates, is het verstandig om naar professioneel beheer te kijken.

Hetzelfde geldt wanneer een bedrijf groeit. Iedere nieuwe medewerker betekent immers weer een laptop, accounts, toegangsrechten en beveiligingsinstellingen.

Door daar vroeg structuur in aan te brengen voorkom je dat er na een paar jaar een verzameling systemen ontstaat waarvan niemand meer precies weet hoe alles is ingericht.

Vooral rust en continuïteit

Uiteindelijk draait ICT-beheer voor kleine bedrijven niet om zoveel mogelijk techniek.

Het doel is juist dat medewerkers hun werk kunnen doen zonder voortdurend met techniek bezig te zijn. Computers moeten werken, bestanden moeten bereikbaar zijn en wanneer er toch iets fout gaat moet duidelijk zijn wie het oplost.

Voor veel kleine ondernemers is dat de belangrijkste reden om ICT uit te besteden.

Niet omdat ze zelf helemaal niets van computers begrijpen, maar omdat hun tijd beter besteed kan worden aan klanten, medewerkers en het bedrijf zelf.

En misschien is dat uiteindelijk wel het beste teken van goed ICT-beheer: dat je er tijdens een normale werkdag nauwelijks over hoeft na te denken.